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Le remboursement des frais des bénévoles

Publié le 23 mars 2011 par Sylvain BRIENT

Être bénévole en s'investissant dans une association implique parfois d'engager des frais(déplacement,hébergement,documentation...). Dès lors qu'ils sont exclusivement engagés pour le compte de l'association,tout bénévole, dirigeant ou adhérent, peut en demander le remboursement.

Les conditions

Il faut impérativement respecter certaines conditions :

  • une décision expresse du CA
  • les frais engagés doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées
  • la production de justificatifs aux fins de de vérification

Le remboursement des frais

Il existe 2 types de remboursement des frais

le remboursement forfaitaire:

A lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l'association peut opter pour le versement d'une somme forfaitaire mais il est alors difficile d'en apporter la preuve, sauf dans le cas de barèmes forfaitaires en vigueur(ex: indemnités kilométriques )

le remboursement des frais réels:

Il s'agit du dédommagement des dépenses engagées par le bénévole devant respecter trois conditions

  • être remboursé à l'euro près(aucun arrondi)
  • Etre justifié(les justificatifs devant être conservés 3 ans en cas de contrôle)
  • Etre justifiable(frais uniquement nécessaires au fonctionnement de l'association)

Avant tout remboursement, le bénévole doit produire une note de frais accompagnée des justificatifs, indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.

Frais remboursés et Impôts

La démarche pour le bénévole

En vertu de l'art 81-1 du Code Général des Impôts, les bénévoles n'ont pas à intégrer dans leurs revenus imposables, les indemnités couvrant les frais réellement engagés.Une réduction d'impôts égale à 66% des dépenses engagées dans la limite de 20% du revenu imposable (art 200-al 1 du CGI et instruction fiscale 5B-11-01 du 6 Mars 2001) est accordée au bénévole qui opte expressément pour le non- remboursement des frais (déplacements,hébergement,restauration). Cet « abandon de frais » est considéré comme un don à l'association. Il suffit au bénévole de fournir au trésorier une note de frais qui stipule en toutes lettres: « je,soussigné(e)..........certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don » S'agissant des frais kilométriques, la réduction se calcule en appliquant le barème fixé par l'administration fiscale (en 2009: 0,299€ du km pour les voitures et 0,116€ du km pour les deux-roues)

La démarche pour l’association

En fin d'année, l'association,si elle est reconnue d'intérêt général, établit pour chaque bénévole concerné, un récapitulatif des frais « abandonnés » et remet un « reçu de don aux œuvres » qui lui servira lors de sa déclaration de revenus. Le trésorier devra enregistrer ces notes de frais dans la comptabilité (compte de résultat réservé à cet usage) et les conserver pendant 6ans. Pour mémoire,le décret du 29/09/2006 permet d'octroyer au bénévole des « chéques-repas » (5,50€ au maximum en 2009) totalement pris en charge par l'association mais exonérés de toute charge fiscale,cotisation et contribution sociale.

A RETENIR

  • Éviter le remboursement forfaitaires de frais qui doit garder un caractère exceptionnel
  • Avoir un justificatif et un motif réel
  • Pour la réduction d'impôts, vérifier les conditions exigées

Pour aller plus loin :

Article « Renoncer au remboursement de frais, quel intérêt pour le bénévole ? » sur le site de la FFME

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