Un-e assistant-e de direction au Cabinet du Maire

La Ville de Saint-Jean de Braye recrute par voie de mutation ou par voie contractuelle, dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou des rédacteur, un assistant de direction au Cabinet du Maire (H/F).

Le Cabinet du Maire est composé du directeur de cabinet et de deux assistants-es.

Les assistants-es connaissent les missions de chacun des deux postes. Chaque poste comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes qui ne font pas obstacle à une nécessaire polyvalence pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la Direction.

Missions principales :

interface entre les élus et les services administratifs pour l’organisation des instances, vos missions portent sur plusieurs volets :

Secrétariat du Cabinet :

  • assister le directeur du Cabinet dans la gestion de l’agenda du Maire : rendez-vous, réunions, manifestations, représentations au sein d’Orléans-Métropole, etc.
  • assister le directeur du cabinet dans la préparation et le compte-rendu des réunions du maire,
  • assister le directeur du cabinet dans le suivi des fonctions du maire au sein d’Orléans Métropole.

Organiser les circuits de coordination, de décision et de validation :

  • centraliser les notes, dossiers techniques en lien avec les services en vue des différentes instances, assurer un suivi des dossiers (recherche et collecte d’informations, synthèses, relances…), anticiper les questions pouvant être posées au sujet des délibérations et des décisions lors des séances du conseil municipal et veillez à ce que les éléments de réponses soient préparés,
  • suivre les orientations définies par les élus, auprès des services, en lien étroit avec le Directeur du Cabinet,
  • préparer les instances en lien avec la Direction Générale et les dossiers du Maire.

Suivi et assistance aux élus, en complémentarité avec l’autre assistante :

  • centraliser les demandes des élus, plus particulièrement ceux des adjoints à l’attention des services en vue des différentes instances (lien avec les assistantes de chaque direction),
  • accompagner les nouveaux élus dans l’exercice de leurs missions notamment sur le volet procédures et organisation interne.

Assistance au directeur du Cabinet :

  • alerter et identifier les sujets sensibles et les priorités, orienter et assurer un suivi des dossiers dans un rôle de veille et d’alerte auprès du directeur de Cabinet,
  • assurer le suivi des dossiers, thématiques et projets complexes et/ou sensibles en fonction de l’actualité et à la demande du directeur de Cabinet,
  • assurer un reporting régulier sur les sujets suivis,
  • en cas de besoin, et en lien avec l’autre assistante, rédiger des courriers et courriels sur des sujets sensibles.
  • en l’absence du directeur de Cabinet, et de l’autre assistante, relecture et veille à la présentation des courriers à la signature d’élus.

Activité spécifique :

  • participer avec l’assistante du DGS au pilotage des échanges entre les assistantes et le Cabinet pour la préparation des différentes instances (Comop, BME, BM, G5),
  • travail en complémentarité avec l’autre assistante du cabinet.

Compétences techniques :

  • vous êtes titulaire d’un diplôme d’assistante de direction ou équivalent,
  • vous justifiez d’une expérience similaire de minimum 5 ans, assortie de bonnes connaissances de l’environnement territorial et de l’organisation générale des collectivités,
  • vous êtes apte à mémoriser les informations,
  • vous savez anticiper, gérer l’urgence et les priorités et monter des réunions complexes,
  • vous êtes doté-e d’esprit de synthèse,
  • vous maîtrisez le rédactionnel, l’orthographe et le Pack Office (Word/Excel et/ou libre office/calc, PowerPoint, Outlook),
  • vous êtes très autonome et disponible,
  • vous faites preuve d’efficacité, de réactivité et de rigueur, de patience et de calme,
  • vous faites preuve de discrétion,
  • vous avez le sens de l’accueil et du contact, possédez les techniques d’accueil sur différents publics et savez vous exprimer clairement,
  • vous respectez la confidentialité et savez travailler en équipe.

Rémunération :

rémunération statutaire + régime indemnitaire lié au poste groupe G6 (120 euros mensuels) + prime de fin d’année.

Poste à pourvoir au 1er septembre 2020

Les personnes intéressées sont invitées à adresser une candidature (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les titulaires) avant le 15 août 2020 (délai de rigueur) à la direction des ressources humaines :

Madame le Maire – Conseillère départementale du Loiret
Direction des Ressources Humaines
47 rue de la Mairie
CS 90009
45801 SAINT-JEAN DE BRAYE CEDEX

ou via le site de la ville
ou à l’adresse mail : ressourceshumaines@ville-saintjeandebraye.fr

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